Sok kérdés merül fel, amikor egy cég azt mérlegeli, hogy milyen társadalmi ügyek és csoportok számára nyújtson forrásokat. Mindjárt az első, hogy mi alapján lehet eldönteni, kinél fog a legjobban, leghatékonyabban hasznosulni a vállalati támogatás – legyen az pénz vagy a cég által nyújtott termék, szolgáltatás.

Vállalati támogatásokról szóló cikksorozatunk előző részében azzal foglalkoztunk, hogyan biztosítja az erőforrások hatékony elosztását egy átgondolt pályázati koncepció. Most azt mutatjuk be, hogyan épül fel a kiválasztási folyamat a beérkező pályázatok, kérelmek első áttekintésétől a végső döntésig.

Egyesületünk évek óta segíti a vállalatokat abban, hogy a megfelelő szervezetekhez és projektekhez jusson el a segítség. Amikor szakértőként működünk közre a támogatottak kiválasztásában, az értékelési folyamatot mindig két szakaszra bontjuk: a pályázatok formai és szakmai szűrésének fázisaira.

Az első szűrő a vállalati támogatás felé

Az első szakaszban azt nézzük meg, hogy a beérkezett támogatási kérelmek megfelelnek-e a pályázati kiírásban szereplő formai feltételeknek. Többek között megvizsgáljuk, hogy az adott kérelem a vállalat által meghatározott célcsoportból érkezett-e, azaz a pályázó jogi státusza megfelelő-e, és azt is ellenőrizzük, hogy a szükséges dokumentumokat maradéktalanul csatolták-e. Bár ezek alapvető feltételek, mégis sokszor tapasztaljuk, hogy a pályázó szervezet megfeledkezik róluk. Ilyenkor fel kell vennünk a kapcsolatot a szervezettel annak érdekében, hogy pótolja a hiányosságokat.

Hiánypótlás: új esély a pályázónak és a cégnek is

Rendkívül nagy jelentősége van annak, hogy a forrást nyújtó vállalat lehetőséget ad-e a hiánypótlásra. Mi mindig azt tanácsoljuk, hogy ezt építsük be a pályázati folyamatba, illetve legyen a vállalat és a pályázók között egy jól működő kommunikációs csatorna, amit rendszerint mi biztosítunk, mint a pályázatok menedzselésére felkért szervezet. Lényeges, hogy azok, akiket érdekel a pályázat, tudjanak kérdezni, informálódni, és számunkra is fontos, hogy ha egy-egy kérelemnél hiányosságot találunk, akkor tudjunk lehetőséget adni a pótlásra. Ez nem csak a pályázók érdeke, hanem a vállalaté is. Ha ugyanis a pályázat kiírója nem teszi lehetővé a kapcsolatfelvételt és a hiánypótlást, akkor biztosan elveszíti a támogatást kérők egy részét. Pedig egy jól működő pályázati rendszer nagy merítést kínál azon szervezetek és projektek köréből, amelyek a vállalati céloknak megfelelő ötletekkel rendelkeznek.

A formai hibák mögött rejlő tanulságok

A formai vizsgálat nem pusztán szűrés, hanem egyúttal tapasztalatszerzési lehetőség is a támogató számára. Egy induló pályázati programnál például ebben a fázisban derül ki, hogy a pályázók mennyire értették meg a kiírást. Ha sok a kérdés, a bizonytalanság és a hiányos benyújtás, az intő jel: érdemes a következő alkalommal változtatni a kiíráson és be kell építeni a gyakori kérdésekből eredő tanulságokat is, hogy a pályázók számára megkönnyítsük a megértést és a kérelmek beküldését.

Második fázis: amikor a szakmai tartalom kerül fókuszba

Miután minden pályázó beadta a kérelmét, megtörtént a formai ellenőrzés és sor került a szükséges hiánypótlásokra is, következhet az értékelési folyamat második szakasza, a szakmai bírálat. Míg az első fázisban a jogi és formai kritériumokat vizsgáljuk egy-egy pályázat kapcsán, addig itt már a szakmai tartalmat elemezzük alaposabban. Ekkor merül fel igazán a kérdés: milyen szempontok szerint érdemes különbséget tenni a pályázók között, illetve hogyan célszerű rangsorolni a kérelmeket és kialakítani a támogatottak végleges névsorát ahhoz, hogy valóban a legmegfelelőbb, a kiírás céljaihoz leginkább illeszkedő projektek jussanak forráshoz.

Mitől lesz jó egy értékelési rendszer?

Egyesületünk minden esetben kialakít szempontokat a szakmai bírálathoz, a szempontok alapján történő értékelés finomításához pedig pontozási skálát készítünk. A vizsgálati kritériumok egyik része a pályázati program célrendszeréhez igazodik: ezek olyan paraméterek, amelyek segítenek kiválasztani a vállalat elképzeléseihez leginkább passzoló kezdeményezéseket. A kritériumok másik része úgynevezett standard szempont, ami minden pályázati rendszerben alkalmazható – ilyen például a költségvetés megalapozottsága, a projekt kivitelezhetősége, vagy a pályázó pénzügyi, politikai háttere.

Rövidlistától a végső döntésig

Minden pályázatot érdemes két bírálóval megnézetni – több szem többet lát alapon. Az a legjobb, ha a bírálók konszenzussal döntenek arról, hogy mely pályázók kapjanak támogatást. Mi szoktunk kérni a bírálóktól egy úgynevezett shortlistet, mely a legígéretesebb, támogatásra javasolt pályázatokat tartalmazza. Ez általában a benyújtott pályázatok körülbelül 10%-át fedi le. A rövidlistát szinte minden esetben átbeszéljük a pályázatot kiíró vállalattal, és ezen az egyeztetésen születik meg a támogatásra kerülő szervezetek és projektek végleges névsora.

Szakmaiság, következetesség, nyitottság – ezek a siker kulcsszavai

A támogatottak kiválasztása nem csupán adminisztratív feladat, hanem egy többlépcsős folyamat. Komoly szakmai háttérmunka, következetes értékelés, együttműködés és kommunikáció, egyértelmű bírálati szempontok és szigorú határidők szükségesek ahhoz, hogy a vállalati források valóban oda kerüljenek, ahol a legnagyobb hatást tudják kiváltani. Az Effekteam ebben a folyamatban szakértő partnerként segíti a vállalatokat – mert hisszük, hogy a jól működő pályázati rendszer nemcsak erőforrásokat, hanem lehetőségeket is teremt.

Cikksorozatunkat hamarosan folytatjuk a pályázati folyamat további elemeinek ismertetésével.

Ha Önnek is segítségre lenne szüksége a vállalati támogatások hatékony elosztásában, egy jól működő pályázati rendszer kialakításában vagy a pályázati folyamat lebonyolításában, foglaljon hozzánk időpontot egy ingyenes online konzultációra!