Egy sikeres vállalati önkéntes nap társadalmi szempontból is jelentős hatással bír és a cégen belüli kohéziót, munkatársi elkötelezettséget is erősíti. A megvalósítás azonban jóval több, mint pusztán a helyszín és a dátum kijelölése: gondos előkészítés, egyeztetés és rugalmas lebonyolítás szükséges hozzá. Az Effekteam szakértőként támogatja ezt a folyamatot, hogy az összefogás mindenki számára valódi értéket teremtsen.
Vállalati önkéntességről szóló cikksorozatunk előző részében bemutattuk a megfelelő helyszínek és fogadó szervezetek felkutatásának folyamatát, a vállalati célok és civil igények közötti összhang megteremtésének lépéseit. Ezúttal az önkéntes nap gyakorlati kivitelezésének hatékony módszereit ismertetjük.
A helyszín kiválasztása csak a kezdet
Bár a fogadó szervezet megtalálása, a helyszín és a dátum kijelölése mind nagyon fontos az önkéntes nap megszervezése szempontjából, a megvalósítás kapcsán számos további feladat merül fel, amiket szintén meg kell oldani. Mik is ezek? Első körben már a vállalati és a civil szektor közti különbségekből is adódhatnak nehézségek, hiszen más a tempó, a kommunikációs stílus, eltérőek a minőséggel kapcsolatos elvárások – csak, hogy néhányat említsünk a lehetséges kihívások közül. Pedig egy vállalati önkéntes nap sikere épp a részletekben rejlik: az előkészítés alaposságában, a közös gondolkodásban és megoldásban. Egyesületünk ezért minden program előtt helyszínbejárást tart, hogy pontosan felmérjük az elvégzendő feladatokat. Lényeges, hogy a vállalati önkéntesek olyan munkát végezzenek, amelyre a fogadó szervezetnek vagy intézménynek valóban szüksége van, érdemes tehát az általuk megfogalmazott igényeket szem előtt tartva összeállítani a tervezett aktivitásokat.
Sok múlik a gondos előkészítésen, egyeztetésen
A helyszínbejárást és az elvégzendő munkák feltérképezését követően kerülhet sor a költségek kiszámítására és a létszám meghatározására. Itt lehet az első olyan pont, ahol a fogadó szervezet és a vállalat között több körös egyeztetésre van szükség annak érdekében, hogy a helyszíni igényeket összhangba tudjuk hozni a cég lehetőségeivel, és a nap végén mindkét fél (a fogadó szervezet és az önkéntes csapat egyaránt) elégedett legyen. Ez gyakran azért jelent kihívást, mert például az önkéntesek többen vagy kevesebben vannak, mint ahány főre szükség lenne, vagy a vállalat nem tud annyi dologi költséget biztosítani, mint amennyit az elvégzendő aktivitások megkívánnának. Ilyenkor az Effekteam fontos szerepet játszik a felek közötti közvetítésben, a koncepció átgondolásában és kidolgozásában, hogy a nap végén tényleg mindenki úgy érezze, hogy volt értelme az együttműködésnek. Tapasztalataink azt mutatják, hogy érdemes a fogadó szervezet vagy intézmény részéről a gondnokot és/vagy a karbantartót is bevonni az előkészítésbe, mert ők sokkal pontosabban meg tudják becsülni a szükséges eszköz- és létszámigényt, mint a szervezeti vezetők.
A Samsung önkéntes csapata egy gyermekjóléti intézményben tette jobbá a kis lakók életkörülményeit.
Utolsó finomhangolás a nagy nap előtt
Miután papíron összhangba kerültek a tervezett aktivitások, a szükséges létszámadatok és a várható költségek, következik néhány további praktikus kérdés egyeztetése: munkavédelem, résztvevők ellátása, öltözködési lehetőség, a naphoz kötődő dologi eszközök beszerzése. Ezeknek a feladatoknak a felelőseit is előre ki kell jelölni, és nyomon kell követni, hogy ténylegesen megvalósulnak-e a beszerzések és a helyszín előkészítése. Bizonyos esetekben közvetlenül az önkéntes nap előtt is szükség lehet arra, hogy kimenjünk a helyszínre elvégezni olyan előkészületeket, melyek a másnapi munkák sikerét segítik. Ilyen lehet például a festés előtti maszkolás vagy pakolás.
Alapos felkészítés és folyamatos támogatás
Az adott napon, a munkák megkezdése előtt érdemes még egyszer áttekinteni a napirendet, megtartani a munkavédelmi oktatást és kisebb csapatokra osztani a résztvevőket – hiszen egy-egy fogadó szervezetnél általában többféle feladat is felmerül. Ezek után fontos, hogy a feladatokat pontosan ismertessük, és megfelelő instrukciókkal lássuk el az önkénteseket. Mivel többnyire irodai dolgozók vesznek részt ezeken a programokon, a fizikai munkákhoz külön eligazításra van szükség. Érdemes a nap során rotálni a csapatokat az egyes feladatok között, hogy fókuszban tartsuk a résztvevőket. Mivel a munkavégzés alatt folyamatosan jelen kell lenni, kommunikálni kell az önkéntesekkel, ezért egyesületünktől mindig többen is kint vagyunk a helyszínen, és a fogadó intézménytől is azt kérjük, hogy lehetőség szerint több munkatársuk legyen jelen, különösen a „mindentudó” gondnok vagy karbantartó. Fontos, hogy az önkéntesek bármikor kérdezhessenek, ha elakadnak vagy bizonytalanok valamiben.
Az E.ON munkatársai egy igazán különleges helyszínen, egy lovasterápiás központban önkénteskedtek.
Hogyan reagáljunk a váratlan helyzetekre?
Napközben, a munkák végzése során derül ki igazán, hogy a papíron kalkulált létszám, munka-, anyag- és eszközmennyiség valóban összhangban van-e egymással. Nagy ritkán előfordul, hogy nem. Mit lehet ilyenkor tenni? Fontos, hogy rugalmasan kezeljük a helyzetet. Ha plusz anyagra vagy eszközre van szükség, elmegyünk és beszerezzük. Ha kevés a munka, akkor mindig van a tarsolyunkban opció, hogy még mivel lehetne hasznosan tölteni az időt. Ha pedig azt látjuk, hogy a csapat nem halad a tervek szerinti ütemben, akkor elhagyunk olyan feladatokat, amelyek befejezésére már nem lenne reális esély. Fontos, hogy félbehagyott munka ne maradjon, mert az általában nem segítség, hanem teher a fogadó szervezet vagy intézmény számára. Arra is ügyelünk, hogy az önkéntesek ne terhelődjenek túl; fontosabb, hogy jól érezzék magukat. Hiába van 8 órányi munka betervezve az önkéntes napra, a tapasztalat azt mutatja, hogy a többnyire irodából érkező, lelkes kollégák hamarabb elfáradnak a terepen, mint az íróasztal mögött. Mindezeket figyelembe véve kell összehangolni az igényeket és lehetőségeket az előkészítés során és a helyszínen egyaránt.
Több mint munka – kapcsolódás és érzékenyítés
A vállalati önkéntes nap sikeréhez az is nagyban hozzájárul, ha a résztvevők a munka mellett megismerhetik az adott szervezetet vagy intézményt, valamint azt a közösséget, akiket a munkájukkal támogatnak. Éppen ezért érdemes a programba beiktatni egy rövid előadást, beszélgetést vagy közös tevékenységet, amely lehetőséget teremt arra, hogy az önkéntesek közelebb kerüljenek a fogadó intézményhez és annak célcsoportjához. Ez nemcsak személyesebbé teszi az élményt, de az elköteleződést is mélyíti.
Ha az Ön cégének is jól jönne a segítség önkéntes lehetőségek, helyszínek és befogadó szervezetek felkutatásában, vállalati önkéntes programok megszervezésében vagy egyéb CSR programok kialakításában és lebonyolításában, foglaljon időpontot egy ingyenes konzultációra!
